Asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita sekä sidosryhmiä koskeva tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.09.2024. Viimeisin muutos 21.08.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Hierontapalvelu Riitta Vilkko (Y-tunnus 3453386-8)
Vuoksenniskantie 76
55800 Imatra
www.hierojariiitta.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Riitta Vilkko, riitta.vilkko@gmail.com, +358 50 356 9996

3. Rekisterin nimi

Hierontapalvelu Riitta Vilkko ajanvaraus- ja asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on niiden tarve pystyäksemme toimittamaan palvelun, jonka asiakkaamme on tilannut.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• Toteuttaa palveluita:

Käytämme henkilötietoja ajanvarauksen hallintaan, palveluiden toteuttamiseen ja asiakaspalvelun tarjoamiseen.

• Kehittää tuotteita ja palveluita:

Henkilötietoja hyödynnetään tuotekehityksessä ja palveluiden parantamisessa, jotta voimme tarjota asiakkaillemme entistä parempia ratkaisuja.

• Harjoittaa asiakasviestintää:

Lähetämme asiakkaille tietoja ajanvarauksista, muutoksista ja muista asiakassuhteeseen liittyvistä asioista.

• Harjoittaa markkinointia:

Henkilötietoja käytetään markkinointiviestinnän kohdentamiseen, uutiskirjeiden lähettämiseen ja kampanjoiden toteuttamiseen.

• Sivuston ja vierailijoiden tilastointi:

Seuraamme verkkosivujemme käyttöä ja analysoimme vierailijatietoja palveluiden kehittämiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi

• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)

• asema, yritys/organisaatio

• varaustiedot (varattu palvelu, ajankohta, mahdolliset peruutukset)

• maksu- ja laskutustiedot (maksutapa, viitenumero, maksun tila)

• rekisterinpitäjän digitaalisen palvelujen käyttöä koskevat tiedot

• muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

• tiedot evästeistä ja muista vastaavista toiminnoista, jotka on lähetetty rekisteröidyn päätelaitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin), sekä näiden tietojen avulla kerätystä datasta, mikäli henkilö on tunnistettavissa näiden tietojen perusteella.

• mahdolliset asiakaspalveluun liittyvät sähköposti- ja verkkokeskustelut, esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa.

Henkilötietojasi käsitellään rekistereissämme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti niin kauan kuin tietojen käsittelylle on voimassa oleva peruste, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Eri henkilöryhmien tietojen säilytysajat ovat seuraavat:

• Yritysasiakkaiden edustajat:

Voimme käsitellä tietojasi niin kauan kuin edustat yritysasiakasta sekä kolmen vuoden ajan siitä, kun asiakassuhde päättyy. Tämän jälkeen siirrämme tarpeelliset tiedot markkinointirekisteriimme ja käsittelemme sinua potentiaalisen asiakkaan edustajana.

• Kuluttaja-asiakkaat:

Voimme käsitellä tietojasi asiakassuhteen keston ajan sekä kolmen vuoden ajan sen päättymisestä. Tämän jälkeen siirrämme tarpeelliset tiedot markkinointirekisteriimme ja käsittelemme sinua potentiaalisena asiakkaana.

• Potentiaaliset kuluttaja-asiakkaat ja yritysasiakkaiden edustajat:

Voimme käsitellä tietojasi toistaiseksi, kunnes sinusta tai edustamastasi yrityksestä tulee asiakas tai kunnes pyydät tietojesi poistamista markkinointirekisteristämme.

• Sidosryhmien jäsenet:

Voimme käsitellä tietojasi niin kauan kuin olet sidosryhmän jäsen, kuten yhteistyökumppani tai median edustaja, sekä kuluvan kalenterivuoden loppuun jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. Slotti-ajanvarauspalvelun kautta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastiedot tallennetaan Slotti-ajanvarausjärjestelmään (Palveluntarjoaja: Slotti Ajanvaraus Oy, www.slotti.fi).

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille, ellei laki velvoita.

Tietoja ei siirretä EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Hierontapalvelu Riitta Vilkko pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan rekisteröidyille.